Les secrets pour réussir l’organisation d’un salon de mariage

Êtes-vous une agence événementielle ? Ou seulement un particulier qui cherche à organiser un salon de mariage ?

L’équipe de rédaction a préparé pour vous les recettes pour une parfaite organisation d’un salon de mariage, et cela, dans tous les détails possibles. Bonne lecture !

S’assurer de la participation des prestataires

Tout d’abord, et le plus important, pour organiser un salon de mariage, il faudra avoir une liste de prestataires-exposants. Sans eux, il n’y aura aucune exposition. Vous pouvez recruter vous-même ou employer des commerciaux pour la recherche de prestataires.

Que ce soit seulement dans votre ville ou dans l’ensemble de votre pays, les prestataires seront intéressés pour ce type d’événement. Les raisons pour lesquelles cela va les intéresser, c’est le fait de pouvoir attirer le maximum de clients potentiels durant le salon. À savoir que chaque visiteur aura aussi l’avantage de découvrir des différents prestataires en un seul lieu. Tout le monde est donc content.

Pour vous aider, vous et vos commerciaux, à faire la prospection, voici une liste de prestations possibles : traiteur et lieu de réception, fleurs et décoration (salle de réception et église), alliances et bijoux, salon de coiffure et esthétique, boutique de robes de mariées et de costumes, voiture de mariage, lumières et effets spéciaux, sonorisation, location de vaisselles, vendeurs de boissons hygiéniques et alcooliques, orchestre d’animation, DJ, couturiers, photographes et vidéastes, conception de faire-part, matériel de réception, voyages de noces, pâtissiers…

Chercher un lieu convenable pour organiser le salon

Les cibles pour le salon de mariage peuvent être dans votre ville ou bien dans l’ensemble du pays. Les gens venant de loin doivent alors se déplacer pour visiter le ce salon, s’ils sont intéressés bien sûr !

Tous ces paramètres doivent être pris en compte avant de se lancer dans l’organisation d’un salon de mariage. Il est aussi possible d’organiser des salons de mariage en visant seulement des villes. Vous aurez alors à faire un tour du pays pour pouvoir faire participer chaque prestataire. Place à l’organisation des dates !

Pour cela, fixez un lieu idéal pour le salon. Il est possible que ce dernier soit utilisé par d’autres expositions. De préférence, optez pour un lieu où les visiteurs peuvent avoir accès à un parking, une restauration… Si vous prévoyez de faire un salon par ville, n’oubliez pas de prendre en compte de ces détails !

Faire connaître votre événement

Une fois les prestataires confirmés et le lieu d’exposition trouvé, il est temps de fixer les dates d’exposition. Si vous êtes à votre première édition, pensez à deux jours d’expo. Sinon, les salons se déroulent généralement pendant trois ou quatre jours.

Ensuite, faites en sorte que vos clients-visiteurs soient au courant de cet événement. C’est le point le plus important : la communication du salon. Faites passer des annonces et spots publicitaires auprès des émissions télévisées, des émissions radios… Pensez aussi à faire des publications alléchantes sur les réseaux sociaux et sur votre site web si vous en avez. Vous pouvez aussi créer des affiches que vous placerez dans vitrines des boutiques de vos prestataires ou que vous publierez dans les revues quotidiennes.

Un petit point sur le côté finance !

Organiser un salon de mariage est un bon investissement pour votre agence événementielle. Comme vous allez miser de l’argent pour pouvoir en récolter, on vous conseille d’établir un budget prévisionnel des charges possibles durant la préparation, le déroulement et la finition du salon. Ce budget vous donnera l’idée de la somme à dépenser pendant toute l’organisation.

En outre, fixez un prix d’entrée et le nombre de visiteurs attendus pour le salon. Fixez aussi le tarif de participation de chaque prestataire-exposant durant le salon. Vous aurez alors une estimation de votre chiffre d’affaires. Puis, ce dernier est à différencier avec le total des charges déjà vu dans le budget prévisionnel. Cela vous permettra de calculer votre bénéfice.

Installer les stands d’exposition

Pour les stands d’exposition, ce sera à vous de les fournir. Sachez qu’un stand standard est de 3m x 3m, tandis que le stand est inclus avec le tarif de participation de l’exposant. S’il veut un espace de plus, ce dernier aura à payer le surplus demandé.

Avant d’installer les stands, vous devrez établir le plan d’accès au salon : le parking, l’entrée, la restauration, et le plus important : les places de chaque exposant. Les stands seront alors installés en fonction du nombre d’exposants. Cela permet d’optimiser le nombre de places occupé dans le lieu utilisé.

Cependant pour ce faire, il faudra utiliser des séparations, des bâches, des supports de stands. Vous aurez besoin des ressources humaines compétentes pour installer cela. N’oubliez donc pas d’insérer ce type de dépenses dans la liste des charges !

En plus des stands, il faudra également installer une source électrique et une lumière. La source sera utilisée par les exposants pour l’activation de leur écran par exemple, ou pour d’autres matériels. La lumière servira à illuminer le stand le soir. À part cela, pensez à décorer le lieu d’exposition avec des lumières et des tissus. Cela rendra votre salon parfait !

Faire un suivi minutieux le Jour J

À J-1, pensez à vérifier que chaque votre exposant dispose de tout le nécessaire pour réussir leur préparation et installation. Chacun pourra se charger de faire son stand comme bon lui semble. De votre côté, n’oubliez pas de prévoir les animations possibles durant le salon : animations, jeux et divers, fond musical…

Le jour J, faîtes en sorte que tous les exposants soient satisfaits de leur stand : la lumière, la source électrique, son nom accroché sur la devanture…

Il est aussi important de rester propre dans l’enceinte du lieu d’exposition. De ce fait, il vous faudra employer quelques personnes pour le ménage chaque matin pendant toute la durée du salon. Ces personnes se chargeront de nettoyer les couloirs de stands, les toilettes, l’extérieur et d’autres coins importants. Si vous avez du mal à penser encore à cela, parlez-en avec le responsable du lieu d’exposition.

Avant d’entrer au salon, les visiteurs doivent payer le prix d’entrée. Il est donc important pour vous de fixer au moins trois personnes pour cela : quelqu’un qui coupe les billets, celui qui reçoit l’argent et celui qui anime l’entrée en guidant les visiteurs.

Faire un suivi et évaluation

Le salon est terminé. Il est temps de faire le point avec vos employés : discutez sur les points positifs et les points négatifs durant le salon. Les points positifs seront à prendre en compte et les points négatifs seront à améliorer. Par ailleurs, n’oubliez pas de régler vos ressources humaines et vos ressources matérielles.

Finalement, pensez également à discuter avec vos prestataires-exposants. Demandez leur retour ! Le salon a-t-il été bénéfique pour leurs activités ? Ont-ils décroché quelques contrats ? Seront-ils prêts/intéressés pour le prochain salon ?

Maintenant qu’on vous a donné les bases, à vous d’en faire une organisation personnalisée !